Pases QR para invitados que se emiten cuando el invitado confirma
Un pase QR para invitados es el código personal con el que alguien entra a tu evento. En FluidPass el pase no se manda de entrada: se emite cuando el invitado confirma que va. Cada acceso tiene su propio QR, así que una invitación para cuatro son cuatro pases, y en la puerta cada uno entra una vez. Todo QR que existe es de alguien que ya dijo que sí.
Cómo funciona
Del “sí” al pase, y del pase a la puerta
El pase es la consecuencia de una respuesta, no un archivo que se reparte a ciegas.
Das de alta a tu invitado y cuántos accesos le tocan
Si la invitación es para una familia de cuatro, pones cuatro accesos. Si quieres, le pones su mesa, su área o su empresa para tenerlo ordenado.
Le llega la invitación, sin QR todavía
Por WhatsApp y por correo. El mensaje explica el evento y le pide confirmar. Todavía no hay pase: no existe un QR suelto circulando.
Confirma, y ahí se emite su pase
Contesta que sí por WhatsApp o desde su invitación. En ese momento se le emiten sus pases con código QR y su respuesta queda registrada en tu lista.
Recibe un QR por cada acceso
Cuatro accesos son cuatro códigos distintos, numerados. Llegan por correo en el mismo mensaje y por WhatsApp uno por uno, o con un enlace que los trae todos.
En la puerta, cada QR entra una vez
Tu equipo escanea desde el celular. El escáner dice el nombre, qué pase es y cuántos faltan de esa invitación: “Pase 2 de 4 · Ana López · faltan 2”.
Si todavía no tienes la invitación armada, empieza por las invitaciones digitales con confirmación.
La diferencia
¿Por qué no mandamos el QR desde el principio?
Es la decisión más importante de cómo funcionan nuestros pases, y va contra la costumbre: la mayoría de las plataformas manda el código junto con la invitación, a toda la lista.
Cuando el QR sale con la invitación, en el momento en que das el botón de enviar tienes tantos pases válidos como nombres en el Excel. Si confirmó la mitad, la otra mitad de los pases igual existe y abre la puerta.
Nosotros lo invertimos: primero se pregunta, y el pase sale con el sí. Es el mismo orden que usa cualquier boletera con una compra, nada más que aquí la “compra” es una confirmación.
Un QR mandado a todos es un QR para quien no va
El reenvío es el problema, no la captura
Cuando el QR nace del “sí”, tu lista dice la verdad
Y se puede cerrar
Si tu evento necesita el modelo contrario, también existe: puedes configurar que el QR vaya dentro de la invitación desde el primer mensaje. Los eventos nuevos por invitación nacen emitiendo al confirmar porque, en la práctica, es lo que deja los números limpios.
Un QR por acceso
Varios pases por invitado, cada uno con su código
Un solo QR que se escanea cuatro veces no te dice si entraron cuatro personas o una cuatro veces. Por eso cada acceso es su propio pase.
Un QR por acceso
Varios pases por invitado
Un QR ya usado no vuelve a sumar
Un QR duplicado solo sirve una vez
El pase trae el nombre y el grupo
Y se puede reenviar
Comparativa
Tres formas de resolver el pase de un invitado
Sin nombres: son modelos, no marcas. Cada uno sirve para algo distinto y conviene saber qué estás eligiendo.
| QR a todos desde el principio | Invitación de diseño, sin control de acceso | FluidPass | |
|---|---|---|---|
| El invitado recibe algo bonito que se ve en el celular | |||
| Existe un QR antes de que el invitado confirme | Sí, para todos | No hay QR | No: se emite al confirmar |
| Queda registrado quién confirmó | Aparte | ||
| Un código por cada acceso | Normalmente uno por invitación | ||
| Se valida en la puerta | |||
| Un pase ya usado se distingue del primer ingreso | Depende | ||
| Los pases que existen corresponden a gente que dijo que sí | No aplica | ||
| Fecha límite para confirmar | Depende |
Preguntas frecuentes sobre pases QR
¿Qué es un pase QR para invitados?
Es el código personal con el que un invitado entra a tu evento. Llega a su celular por WhatsApp o por correo, y en la puerta alguien de tu equipo lo escanea para dejarlo pasar. A diferencia de una lista impresa, el pase se marca como usado en el momento, así que sabes quién ya entró.
¿Por qué el QR no se manda desde el principio?
Porque un pase que se manda a toda la lista también lo tiene quien no va a ir, y tú no puedes distinguir unos de otros. En FluidPass el pase se emite cuando el invitado confirma, así que todo QR que existe es de alguien que dijo que sí. Si tu evento necesita el otro modelo, también se puede configurar que el QR vaya dentro de la invitación.
¿Cómo funcionan los pases QR para boda?
Cargas tu lista por familia o por mesa y le pones a cada invitación cuántos lugares le tocan. Cuando la familia confirma, recibe un QR por cada lugar. En la entrada se escanean uno por uno y el escáner va diciendo cuántos faltan de esa invitación, así el conteo cuadra sin que nadie busque nombres en una hoja.
¿Qué pasa si un invitado reenvía su pase QR a otra persona?
El pase sirve una sola vez: entra quien llegue primero. Cuando se escanea el mismo código otra vez, el escáner lo marca como pase ya usado y muestra la hora del primer ingreso, junto con el nombre del invitado al que pertenece.
¿Y si una invitación es para varias personas?
Se emite un QR por cada acceso, no uno compartido. Una invitación de cuatro son cuatro códigos distintos y numerados; cada uno entra una vez. Si al confirmar se piden los nombres de los acompañantes, cada pase queda con el nombre de quien lo va a usar.
¿Se puede hacer una invitación digital con código QR?
Sí: la invitación y el pase son la misma pieza. El invitado recibe su invitación con los datos del evento, confirma ahí mismo y el código QR aparece en su invitación y le llega por WhatsApp y por correo. No tiene que descargar nada ni instalar una app.
¿Qué pasa si alguien pierde o borra su pase?
No se pierde: vive en tu lista. Se le reenvía desde el panel por WhatsApp o por correo, y el invitado también puede pedirlo escribiéndole al WhatsApp del evento. El código sigue siendo el mismo.
¿Hasta cuándo se pueden emitir pases?
Hasta la fecha límite que tú pongas para confirmar. Después de esa fecha la invitación ya no acepta respuestas, así que tu número queda cerrado. Si necesitas agregar a alguien después, lo das de alta tú desde el panel.
¿Lo que te interesa es la puerta? Así funciona el control de acceso el día del evento.
Que cada QR que exista
sea de alguien que va a llegar.
Cuéntanos cuántos invitados son y cómo quieres la entrada. Te dejamos lista la invitación, la confirmación y los pases.